Het is de frustratie van veel organisatoren. Heb je het hele jaar keihard gewerkt om een bijzonder programma op te zetten, kijk je de zaal in en zit iedereen op zijn telefoon te staren. Is het programma toch niet interessant genoeg, of gooit iedereen juist lovende woorden over de sprekers online? Hoe dan ook, het wordt een steeds grotere opgave om je publiek te blijven betrekken, want je gaat de strijd aan met alle email notificaties, Facebook likes en vergeet Wordfeud niet. Gelukkig zijn er heel veel mogelijkheden om de aandacht te krijgen én te houden. In deze blog, mijn top vijf oplossingen die wij succesvol hebben toegepast op verschillende TEDx events.

1) Stimuleer daten!

Als organisator probeer je een zo bijzonder mogelijk programma neer te zetten, terwijl veel bezoekers met name ook komen om te netwerken. Ze willen nieuwe mensen leren kennen uit ‘de industrie’ of zoeken naar onverwachte kruisbestuivingen. De meeste mensen zijn vaak een beetje huiverig om zomaar op een wildvreemde af te stappen, maar gelukkig zijn er tegenwoordig veel mooie oplossingen die jou helpen een ‘event Tinder’ op te zetten. Een simpel overzicht met alle deelnemers volstaat niet meer, maar er zijn goede apps die bezoekers keywords rondom vraag & aanbod laten invullen en op die manier zorgen voor een automatische matchmaking. Ik heb met veel plezier gebruik gemaakt van bijvoorbeeld Conversation Starter, welke door collegas van TEDx werd ontwikkeld.

2) Techniek

Er zijn verschrikkelijk veel gave, technische oplossingen om bezoekers meer te betrekken bij een event. Een combinatie van Bluetooth & iBeacons of NFC/RIFD chips zie je steeds vaker, zo ook op de grote Global TED events. Door het toevoegen van een kleine chip (Beacon) aan de badge, kunnen allerlei persoonlijke push notificaties worden doorgegeven over bijvoorbeeld het programma en de huidige locatie. Het verrijken van een event met een virtual of augmented reality zorgt niet alleen voor het toevoegen van additionele lagen aan content, het vergaart ook op verschillende manieren interessante data. Data die later kan worden ingezet om te kijken of het event in de ogen van de bezoeker ook echt een succes was en wat er voor komende editie allemaal kan worden verbeterd. Een NPS survey wordt hiervoor ook wereldwijd succesvol toegepast op alle TEDx events.

3) Speel een spelletje

Niks leuker dan het spelen van een spelletje met je bezoeker! Een zogenoemde scavengerhunt wordt hiervoor vaak ingezet; bezoekers maken foto’s van bepaalde punten en taggen deze foto met de event hashtag. De uitwerking van dit spel op verschillende events die dit hebben opgezet en hier prijzen voor weggaven, was waanzinnig op verschillende vlakken. Niet alleen werd de betrokkenheid van de bezoeker stukken hoger en was de algemene teneur beter, maar ook (en met name) steeg de exposure in een aantal gevallen met wel 300%

4) Stimuleer communiceren

Voor veel evenementen stopt het communiceren vlak voor het event en begint het weer na het event met een ‘leuk dat je er was’. Eeuwig zonde, aangezien verschillende communicatiemethoden op evenementen tot een bewezen sterkere betrokkenheid van de bezoekers hebben geleid. Ik heb de meest hilarische ‘selfie boots’ voorbij zien komen, waar mensen graag mee op de foto gaan om de ‘FOMO’ te voorkomen, gekoppeld aan een InstagramPrinter die de foto direct uitprint als herinnering. Ook het opzetten van een ‘social wall’, een digitaal scherm met live alle posts op de sociale media en updates over het programma, wordt altijd goed gewaardeerd. Mijn tip: nodig social media influencers uit om de discussie nog meer te stimuleren en bepaalde onderdelen en/of sprekers nog meer onder de aandacht te brengen. Zorg wel voor een goede ‘webcare’ tijdens het event. Steeds meer bezoekers geven feedback, die direct via de sociale kanalen opgepakt zou moeten worden.

5) Intiem = subliem!

Een tijdje geleden was ik op een event totaal verdwaald in een massaal hallen complex. De ergernis nam met de minuut toe en dat zorgde ervoor dat ik mijn aandacht voor het event helemaal kwijtraakte. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat bezoekers zich veel beter betrokken voelen bij een event, als ze de mogelijkheid hebben om feedback te delen met andere deelnemers. Iets wat met het toenemen van de grootte van de ruimte steeds sterker afneemt. Kortom: hoe intiemer, hoe beter! En dat is makkelijker te realiseren dan je misschien denkt. Zo kunnen grotere ruimtes met tussenwanden worden opgeknipt in gedeelten voor bijvoorbeeld catering of loungeplek. Indien daar geen ruimte voor beschikbaar is, is het laten rondlopen van sprekers in het publiek een grote aanrader.

Dansend op het podium, terwijl we een vlekkeloze presentatie geven, de juiste grapjes maken en het publiek van begin tot eind inspireren met een waanzinnig verhaal. Het is de droom van elke spreker, maar helaas voor veel mensen ook nog steeds een ‘ver van mijn bed show’. Vaak is het de angst voor het spreken voor publiek, die uiteindelijk de overhand krijgt en die de presentatie in het honderd laat lopen. Het is een selffulfilling prophecy: datgene waar je zo bang voor bent, gebeurt juist omdát je er zo voor vreest.

De verhoogde adrenaline, zorgt voor een droge mond, trillende ledematen, zweetaanvallen en soms zelfs paniekaanvallen. Jammer, want met een paar handige tips, kun je deze angst tegengaan en een killer presentatie geven.

Spreekangst wordt ook wel ‘Glossophobia’ genoemd en komt voor bij zo’n 75% van de sprekers. Recent onderzoek wees zelfs uit, dat er meer mensen bang zijn om voor publiek te spreken dan voor slangen. En ook veel grote sprekers hebben er in het begin last van gehad en komen daar openlijk voor uit. Een mooi voorbeeld is Gandhi, die tijdens een van zijn eerste, belangrijke toespraken, enkel de eerste zin durfde uit te spreken en daarna aan zijn assistent vroeg het verhaal af te maken.

De afgelopen jaren heb ik honderden sprekers mogen trainen voor de 50 TEDx events die ik heb georganiseerd over de hele wereld en vele organisaties geholpen een TED waardig verhaal te geven. Spreekangst overwinnen is een van de onderdelen van zo’n training. Hieronder mijn top 6 tips.

1. Bereid je 200% voor

Dat klinkt heel simpel en dat is het ook! Helaas zie je nog te vaak mensen binnen rennen, een laptop inpluggen, snel even wat slides achter elkaar zetten en pas op het ‘moment suprême’ een verhaal voorbereiden.

Sprekers van de best bekeken TED talks hebben echter allemaal aangegeven dat zij hun talk 50 tot 150 keer hebben geoefend, voordat ze het podium op gingen. Dat wil zeggen het verhaal meerdere malen doorlezen en voordragen voor de spiegel en aan vrienden en/of collega’s. Dat zorgt er niet alleen voor dat je je verhaal beter kent, wat de stress van het geven van de presentatie significant verlaagt, maar je kunt ook de lengte van je zinnen testen qua ademhalen, moeilijke woorden eruit halen en checken of je verhaal past in de tijd die je mag spreken.
Naast het verhaal zelf, geeft het altijd veel rust, als je goed kijkt naar de hele logistiek rondom een event. Hoe kom je op de locatie en zijn er bijvoorbeeld werkzaamheden waar je rekening moet jouden? In welke ruimte wordt het event gehouden en hoe laat moet je aanwezig zijn? Maar ook het ruim van tevoren testen van de audio en klikker, een keer van tevoren op het podium staan en het voorbereiden van mogelijke vragen, zorgt voor minder stresshormonen. Zelf denk ik ook altijd aan alles wat fout kan gaan; van geen internet hebben tot verkeerde versies van PowerPoint. Ik neem daarom altijd een presentatie mee op USB en laptop, in PowerPoint en PDF formaat en zorg dat filmpjes offline staan.

• Je lichaam is je basis

Vrijwel alle onderzoeken naar de impact van presentaties geven aan dat de belangrijkste factor van het overbrengen van een verhaal niet het verhaal zelf is, maar de lichaamstaal van de spreker. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat ook je lichaam goed is voorbereid. Voorbereiden is gemakkelijk en voor veel mensen ook vaak een verademing. Even een rondje lopen voor het spreken zorgt er bijvoorbeeld voor dat je bloed sneller gaat stromen en er meer zuurstof naar je hersenen stroomt. Naast je hersenen, kun je ook in een paar minuten je stembanden opwarmen met de tien makkelijke en leuke oefeningen die TED spreker Julian Treasure in zijn TED talk voordoet. Zelf raad ik sprekers ook altijd aan om een half uur van de voren nog even 10 minuten de geest helemaal ‘schoon’ te maken door te mediteren of door mindfullness oefeningen te doen, via apps als Headspace of Calm.
Psychiater Fritz Perls zei het al heel mooi; “Fear is excitement without the breath“. Goed letten op de ademhaling is iets wat je kunt trainen en waar je ook tijdens je presentatie constant aandacht aan moet geven. Veel mensen gaan door stresshormonen en te lange zinnen, te snel praten en raken daardoor buiten adem. Bij TED vroegen we sprekers altijd om eerst rustig op de stip te gaan staan, een keer diep in en uit te ademen en vervolgens rustig het verhaal te beginnen, in plaats van snel pratend het podium op te lopen. Voor veel sprekers was dit mentaal nét die start die ze nodig hadden, om het verhaal succesvol te beginnen.

3) Laat je ego thuis en wees jezelf

Tenzij je heel beroemd bent, komen mensen niet voor jou, maar voor jouw verhaal. Helaas zie je nog te vaak dat sprekers op het podium staan te eigen geilen. Iets wat voor heel veel luisteraars een afknapper is. TED spreker Brene Brown gaf in haar talk ‘the power of vulnerability’ al heel mooi een aantal argumenten weer, om je op het podium vooral zo kwetsbaar mogelijk op te stellen. Dit kan juist heel erg sterk zijn, aangezien het publiek vaak op zoek is naar een menselijke connectie, die je met te veel egotripping zeker niet gaat maken. Het is prima om niet perfect te zijn en fouten te maken op het podium, zelfs topsprekers als Bill Gates hebben hun tekst wel eens vergeten op het TED podium. De analyse van verhalen op de vele TEDx evenementen laten dit ook duidelijk zien; persoonlijke verhalen uit het hart, waar mensen zich echt heel kwetsbaar opstellen, werden niet alleen het best gewaardeerd, maar bleven ook het beste hangen.

4) Breek het ijs

In de eerste 20 seconden van een presentatie, bepalen de meeste mensen of ze wel of niet verder luisteren naar jouw verhaal. Zorg er dan ook voor dat je mensen direct vanaf het eerste moment boeit, inspireert en een reden geeft om tot aan het einde aan je lippen te hangen. Alsof de mensen op jouw schoot zitten en je ze een detective of sprookje voorleest. Meteen goed beginnen is niet alleen leuk voor het publiek en voor de aandacht voor jouw verhaal, maar vele TED- en TEDx sprekers gaven aan dat een sterke openingszin die mensen aan het lachen maakte, of zichtbaar veel ogen opende, het ijs liet breken en de stresshormonen liet verdwijnen. Begin dus niet met jezelf voor te stellen of met woorden als ‘dus’, ‘dames en heren’ of ‘wat fijn dat ik hier vandaag mag zijn’, maar direct met een sterk statement, een heftige binnenkomer of een anekdote met humor. Zorg naast een sterk begin, ook zeker voor een krachtig einde met een duidelijke ‘call to action’ en een heldere samenvatting.

5) Publiek

Of ik nu spreek voor 20 of voor 2000 mensen, ik vind het elke keer weer een eer om te mogen spreken! Mensen maken hun tijd vrij om naar jou te komen luisteren, in de hoop dat ze een bijzonder verhaal te horen krijgen. Zorg er dan ook voor dat je ze wat leert, inspireert en vermaakt.
Naast het goed voorbereiden van een verhaal en te zorgen voor zo min mogelijk ego, is er ook niks leukers dan interactie te zoeken met het publiek. Dat zorgt niet alleen voor een positieve energieboost, maar vaagt ook die laatste stresshormonen in je lichaam weg. Probeer vragen te stellen die mensen met ja/nee kunnen beantwoorden (om onnodige en afleidende discussie te voorkomen) en probeer te werken aan een enthousiaste houding, door rustig te lopen op het podium en met een energieke mimiek. Om spreekangst om te zetten in spreekpret zoek ik zelf altijd ‘vrienden’ in het publiek; mensen die zichtbaar geïnteresseerd in mijn verhaal en die ik zie genieten en lachen. Soms vergeet ik, ondanks een intensieve voorbereiding, wel eens iets wat ik graag wilde vertellen. No reason to panic! Bedenk je dat niemand in het publiek weet wat je van plan was te presenteren en blijf kalm.

6. Pauzes

De veelbekroonde film ‘The Kings Speech’ is natuurlijk een prachtig voorbeeld van het overwinnen van spreekangst. Het waargebeurde verhaal van King George VI geeft bovendien een paar interessante tips. De belangrijkste? Neem pauzes. Het inbouwen van rustpauzes kan op verschillende manieren heel veel waarde geven aan je verhaal. Naast dat de wetenschap heeft bewezen dat het je zenuwen kalmeert, zorgt het voor het publiek voor een hongerige vraag naar ‘what’s next?’ en geeft het voor jou als spreker de mogelijkheid om even alles wat daarvoor is gezegd te verwerken en op adem te komen.

En tot slot, vergeet bij het voorbereiden van je volgende presentatie niet: “don’t be afraid to fail, be afraid to not try!”

 

Tijdens mijn studie vond ik het altijd heerlijk om te presenteren. Vooral omdat je dan alle tekst uit een boek op de slides kon zetten, het letterlijk kon voorlezen en daardoor weinig hoefde voor te bereiden. Als ik vandaag de dag in bepaalde managementmeetings zit of sprekers voor het eerst coach, dan zie ik deze gewoonte nog te vaak voorbij komen. David Ogilvy (“The Father of Advertising”) omschreef dit erg mooi; “most people use PowerPoint like a drunk uses a lamppost – for support rather than for illumination.”

Volgens Microsoft, worden er gemiddeld per dag 35 miljoen Powerpoint presentaties gegeven van gemiddeld 20 minuten, die ervoor zorgen dat $250 miljoen dagelijks wordt verspild vanwege de slechte kwaliteit er van. Volgens The Guardian maken presentaties ons dom en onverantwoordelijk, Harvard Business Review kwam er achter dat ze daarnaast kritische vragen voorkomen en Wired omschreef Powerpoint zelfs als ‘evil’.  Uiteraard, niet elke presentatie is het waard om voor te bereiden als een ‘TED talk’, toch zijn er een aantal ‘quick fixes’ die je kan gebruiken, om het geheel toch een stuk aantrekkelijker te maken voor je publiek. Mijn top 5 die ik vaak sprekers mee geef tijdens trainingen:

1. Story first, slides last

Veel mensen beginnen met het maken van slides en starten daarna pas hun verhaal te schrijven. De bekende presentatie expert Nancy Duarte deed onderzoek naar vele duizenden presentaties en concludeerde dat een succesvolle presentatie, nooit is gemaakt door niet eerst te beginnen met het uitwerken van het verhaal zelf. Net als veel TED talks, gebruikt ze hiervoor de oeroude, maar nog steeds zeer relevante, ‘Three-act structure’ van Aristoteles om het verhaal op te bouwen en te structureren. Pas als je weet wat je wilt zeggen en ook echt het idee hebt dat je met jouw verhaal niet de tijd verdoet van je publiek, kan je (eventueel) beginnen met het maken van slides. 

• Death by Powerpoint slides

Op een gemiddelde slide staan volgens onderzoek 40 woorden en worden daardoor eerder een afleidend document, dan een ondersteunend gereedschap. Een goede presentatie kan geen slecht verhaal maskeren, een slechte presentatie kan een slecht verhaal wel erger maken. Bij TEDx was dan ook altijd een van de eerste vragen aan sprekers, of ze wel echt slids nodig hadden. Global TED Curator gaf ook al in zijn invloedrijke artikel ‘How to give a killer presentation’ aan, dat vrijwel alle goede TED-sprekers geen slides gebruiken en dat de meeste verhalen ze ook helemaal niet nodig hebben. De oud Generaal van het Amerikaanse leger McMaster’s omschreef dit al mooi: “some problems are not bullet-izable”.

Vaak hoor ik van executives tijdens trainingen, dat slides simpelweg ‘moeten’. Ik adviseer dan altijd de ’10-20-30’ regel van Guy Kawasaki; maximaal 10 slides die niet langer duren dan 20 minuten en een lettertype hebben wat niet kleiner is dan 30px.

• Image over text

Zoals ik al in een eerdere blog schreef, worden verhalen het beste verteld met beelden en niet met bullet points. Naast dat onderzoek heeft uitgewezen dat een beeld na 3 dagen nog 65% is bijgebleven en tekst 10%, is het wetenschappelijk ook al bewezen dat een mens onmogelijk naar je verhaal kan luisteren en tegelijkertijd tekst op slides kan verwerken.

Zoals we bij TEDx dan ook altijd adviseren; als je écht slides wilt gebruiken, gebruik dan enkel beelden. Helaas gaan ook hier nog veel mensen mee de mist in, door irrelevante, afleidende en met copyright beschermde beelden te gebruiken. Er bestaan verschillende goede sites, zoals Pexels en Unsplash, waar je gratis hoge resolutie foto’s kan downloaden.  Vergeet je de foto’s ook niet even mooi uit te trekken, zodat er geen witte randen omheen komen?

• Tips for text

Alle onderzoek daar gelaten, er zijn nog steeds genoeg mensen die persé tekst willen gebruiken op hun slides. Marketing guru Seth Godin adviseert in zijn invloedrijke artikel ‘Really Bad Powerpoint’ maximaal 6 woorden te gebruiken en Nancy Duarte beveelt de ‘Glance test’ aan; kijk simpelweg of je het geen wat er op de slide staat, in 3 seconden begrijpt. Zelf raad ik daarnaast altijd aan om 1 zakelijk lettertype te gebruiken in 1 kleur en niet in Caps lock. Check ook even of de tekst groot genoeg is, zodat ook mensen achterin de zaal het kunnen lezen. Helaas hoor je nog te vaak mensen roepen dat de tekst of grafiek onleesbaar is, wat uiteraard een echter dooddoener is als je net aan het presenteren bent.

• Fancy visual
  
  

De meeste overgangseffecten tussen slides zijn echt tenenkrommend. Net als (geluids)effecten die worden gebruikt om elementen op slides binnen te ‘vliegen’, zorgen ze echt voor een grote afbraak aan de professionaliteit van je slides. Eruit laten dus!

Het publiek verassen? Gebruik dan een ingebouwde gratis template van Powerpoint of download er een op een van de vele gratis websites.  Geen zin om een template te gebruiken en het voor de luisteraars toch een stuk fijner voor de ogen te maken? Gebruik dan witte tekst en een zwarte achtergrond.

Even lachen over de meest hilarisch slechte presentaties? Kijk dan de TED talk over ‘death by Powerpoint’ of het archief van het Amerikaanse leger.

Met de vele tienduizenden evenementen die er jaarlijks plaatsvinden in Nederland, is het voor organisatoren vaak een hele kunst om de kaarten telkens weer uitverkocht te krijgen. Bovendien wil je niet alleen kaarten verkopen, maar ook je bezoekers en sponsoren tevreden naar huis laten gaan met de zekerheid dat ze er een volgende editie weer bij zullen zijn. De verschillende TEDx evenementen in Nederland hebben vaak een wachtlijst of raken in ieder geval snel uitverkocht. Uniek in de grillige evenementenbranche. Hoe kan dat? Na het organiseren van 50 TEDx evenementen, de 7 elementen die veel andere events vaak missen:

1. Let’s start with why

Je ziet en hoort nog te vaak dat organisatoren niet eerst goed hebben nagedacht over het échte doel van het evenement, oftewel de ‘why’, zoals Simon Sinek het zo pakkend omschrijft. Er wordt simpelweg gestart met het produceren van het evenement, het vastleggen van de techniek en de catering en andere aanverwante organisatorische zaken, in plaats van eerst eens goed stil te staan bij het gemeenschappelijke, hogere doel van het team. Dit is cruciaal voor het creëren van een concept, het inviteren van sprekers, het opzetten van de marketing en het inspireren van sponsoren. De basis van het succes ligt helemaal aan het begin, als antwoord op de ogenschijnlijk simpele vraag: waarom doen we dit? Waarom willen wij dit als team neerzetten en waarom zouden bezoekers het event willen bezoeken?

2. Content met de content

Een van de belangrijkste redenen voor mensen om naar een evenement te komen, voor sponsoren om mee te doen en voor de pers om erover te schrijven, is het programma. Organisatoren spenderen vaak veel tijd en geld aan het vinden en vastleggen van goede sprekers, maar vergeten vervolgens de verdiepingsslag. Bij de 50 TEDx evenementen die ik in het verleden heb mogen organiseren, verplichtten we niet alleen alle sprekers om coaching bij ons te volgen (die wij gratis aanbieden), maar besteedden we ook ruim de tijd aan het op elkaar afstemmen van de verschillende verhalen. Op basis van inhoud bepaalden we de volgorde van de talks, om zo het programma als geheel, maar ook de verhalen afzonderlijk van elkaar nog krachtiger te maken. Aangezien 85% van de sprekers Angelsaksische blanke mannen van 55+ zijn, besteedden we bovendien ook bovengemiddeld veel aandacht aan de diversiteit op het podium. Dit alles gecombineerd met een paar verassende acts zoals men dat van TEDx mag verwachten, zorgde telkens weer voor die ultieme ervaring voor bezoekers.

3. Garnaal in een shotglaasje

Laatst was ik op een waanzinnig evenement met beroemde sprekers zoals de co-founder van Apple, Steve Wozniak. De sessies duurden echter lang en het geluid van de knorrende magen in het publiek oversteeg bijna dat van de sprekers. Toen iedereen in de pauze letterlijk naar het lunchbuffet rende, bleken daar shotglaasjes met een garnaal en een blaadje sla klaar te staan en broodjes waarvan je er tien op een handpalm kon leggen. De massale verontwaardiging zorgde er al snel voor dat veel mensen de locatie verlieten om elders een degelijke maaltijd te verkrijgen, wat resulteerde in een halflege zaal na de pauze en uiteraard een scheldkanon op de sociale kanalen. Veel onderzoeken en uitkomsten van questionnaires na evenementen, tonen aan dat je bezoekers écht kunt verassen met een goede ‘food & beverage’, maar dat je ze ook écht kunt teleurstellen. Kleine ‘upgrades’ in het aanbod kunnen al zorgen voor een totaal andere, positieve beleving, die mensen willen delen en die bijdraagt aan een positief gevoel over de dag. Wij gingen zelf altijd een ‘klantreis’ maken als eerste stap in het plannen van een event en vroegen onszelf af, of wij tevreden zouden zijn met de porties en het aanbod van het eten en drinken. Steeds meer mensen zijn bovendien vegetarisch en veganistisch, dus werd daar minstens zo lekker eten voor bereid. Soms was er vanuit ‘sustainable’ oogpunt zelfs enkel vegetarisch eten aanwezig. Eten weggooien irriteerde ons, dus werd er gekeken naar een samenwerking met de voedselbank of een dierentuin. Naast de standaard buffetten, werden daarnaast ‘snackwalls’ en watertaps geïnstalleerd, om ook de ‘tussendoor honger’ te stillen en iedereen fris en fruitig bij het programma te houden.

4. Een constant breinorgasme

Waar sommige evenementen überhaupt geen aandacht besteden aan beleving, waren er bij TEDx soms meer mensen bezig met de ‘experience’ dan met het samenstellen van het programma. Soms gaven de kleinste elementen hierin al zoveel positieve reacties, dat het ons alleen maar meer energie gaf om hier elke keer meer tijd in te steken. Samen nadenken over hoe we het evenement zo milieuvriendelijk konden maken, door niks te printen en samen te werken met partners die dit principe ook hoog in het vaandel hadden. Maar ook vanuit de klantreis, kijken naar de mogelijkheden om lounge corners en ontmoetingsruimtes in te richten, om zowel de vraag naar rust als de wens naar verbinden te faciliteren. Om bij thuisblijvers een maximale FOMO te realiseren, werd bovendien nagedacht over de verschillende ‘sharable experiences’ en de ‘swag’ die er echt toe doet, zoals gelimiteerde waterflessen en telefoonopladers. Ook aandacht besteden aan het trainen van medewerkers en vrijwilligers in gastvrijheid op de dag zelf, zorgde altijd voor hele leuke reacties en een extra warme sfeer.

5. Rainy day scenario

Wat vaak rust gaf in onze organisatie, was het nadenken over wat we minimaal nodig hadden om een succesvolle TEDx te realiseren. Daar werd niet altijd iedereen blij van, maar het zorgde er wel voor dat het evenement te allen tijde plaats kon vinden en nooit hoefde te worden afgelast. Ook het uitgebreid doorlopen van het evenement op juridisch vlak, zorgde voor veel verrassingen maar, na de nodige verbeteringen, vooral ook voor meer rust. Het doorlopen van contracten met leveranciers, het opstellen van duidelijke algemene voorwaarden, het afsluiten van de juiste verzekeringen, het afstemmen van de copyrights en het realiseren van een on- en offline beveiligingsoptimalisatie; ik weet uit ervaring dat, wanneer dit allemaal niet goed geregeld is en je met de eventuele gevolgen wordt geconfronteerd, dit niet goed is voor je nachtrust. To say the least… Mijn advies daarom: houd rekening met een worst case scenario zodat je niet in paniek raakt wanneer er op D-day onverwacht wegwerkzaamheden zijn, er blaadjes op het spoor liggen of dat er bij slecht weer code rood wordt afgegeven. Zorg dat de ‘shit’ geregeld is, ook als is dat niet het leukste gedeelte van de baan.

6. Build a digital army 
Even een paar berichten op Facebook posten en de bezoekers melden zich vanzelf wel. Toch? Helaas hoor ik deze aanname nog te vaak bij organisatoren terug en heb ik er nog zelden een positief resultaat uit zien voortvloeien. Zelfs bij TEDx, waar we soms wachtlijsten hadden en snel uitverkocht raakten, werd er altijd bovengemiddeld veel aandacht besteed aan een uitgekiende marketingstrategie. Samenwerken met micro-influencers in lijn met het thema en de sprekers, het uitrollen van een conversie strategie met salesfunnels, pipelines, retargeting en zeer uitgebreide analytics en het mobile-first maken van alle mogelijke marketingelementen. Dit laatste is noodzakelijk aangezien vrijwel alle onderzoeken aangeven dat de verschillende marketinguitingen en de ticketshop verreweg het meest op mobiele apparaten werden bekeken en gebruikt.

7. Chief positive officer

In de hectiek van de dag, worden soms cruciale elementen vergeten, die na het evenement helaas niet meer recht getrokken kunnen worden. Daarom maakten wij vooraf altijd duidelijke afspraken. Zo spraken wij met fotografen en cameramensen precies af wat zij moesten vastleggen, dit om te voorkomen dat nét die bijzondere spreker of belangrijke sponsor niet op beeld stond. Ook het momentum pakken door aan het einde van het evenement een volgende editie aan te kondigen en feedback te vragen, schiet er nog te vaak bij in. Om ‘feelmarketing’ tegen te gaan en echt op basis van data beslissingen te maken voor volgende edities, werd altijd veel zorg besteed aan het klaarzetten van een questionnaire direct na het evenement. Door goed na te denken over incentives voor mensen die de vragenlijst invulden en deze zo kort en ‘to the point’ mogelijk te maken, was de response rate bovengemiddeld hoog. Ook het uitgebreid doorspreken van mogelijke scenario’s en bijbehorende verantwoordelijkheden voor teamleden en vrijwilligers, het afstemmen van heldere communicatielijnen en het aanstellen van een ‘chief positive officer’, die gedurende de dag alle zaken die goed intern communiceerde, zorgde voor veel rust en positiviteit.

Er hebben in de afgelopen 10 jaar meer dan 25.000 TEDx events plaatsgevonden over de hele wereld en elk event laat weer een eigen, unieke mix van succesvolle elementen zien, die er voor zorgen dat het publiek in extase de evenementlocatie bepaald. Van bijzondere locaties, zoals gevangenissen en op de Mount Everest, tot bijzondere sprekers en ‘foodartwalls’. Wat alle organisatoren mij telkens weer als kern ingrediënt voor hun succes aangeven? “Ask with every element, does it excite me? Otherwise it’s not worth doing”

Heerlijk eten, een prachtige locatie en een goed gevulde zaal. Alles in de startblokken voor een mooi event, denk je als organisator van een event. Helaas, zegt een van de sprekers waar je het meest enthousiast over was op het laatste moment af en blijkt een andere spreker ontzettend tegen te vallen. Om maar niet te spreken over de laatste spreker, die ver over de aangegeven spreektijd gaat, waardoor de bitterballen koud worden. Veel tijd en geld gestoken in de organisatie en nu zorgt een handjevol sprekers ervoor, dat de bezoekers teleurgesteld naar buiten gaan.

Uit de vele onderzoeken die zijn uitgevoerd naar de redenen waarom mensen een zakelijk event of congres bezoeken, blijkt dat netwerken en sprekers altijd veruit de twee belangrijkste redenen zijn om hun tijd vrij te maken hiervoor. Mensen komen voor inspiratie, om hun kennis te updaten en nieuwe invalshoeken te horen.

De afgelopen jaren mocht ik 50 TEDx events organiseren wereldwijd en wordt daarom nu vaak gevraagd om programma’s samen te stellen voor andere events en spreek ik daarnaast zelf vaak over thema’s als blockchain. Helaas zie ik bij beide nog te vaak dat er fouten worden gemaakt, in het proces van sprekers zoeken, vragen en succesvol op een podium zetten. Zaken die niet alleen fouten kunnen voorkomen, maar ook kunnen zorgen voor een veel succesvoller event.
Mijn top 8 aanbevelingen  

1. Haastige spoed, is zelden goed

Vaak krijg ik event organisatoren aan de lijn, of ik ‘nog even een spreker ken’. Het hele event is geregeld, maar de content moet nog. Helaas, vaak is men dan te laat. Veel goede sprekers hebben hun agenda vaak al vol, een maand voor jouw event en wat resteert zijn óf sprekers met een verhaal waar niemand blij van wordt óf zeer duurbetaalde sprekers, die budget technisch vaak niet passen. Direct bij start van de organisatie van een event, verdient het heel erg de moeite om ook direct te beginnen met het samenstellen van het programma. Voordat je lukraak sprekers gaat vragen, is het goed om eerst met je collega’s te kijken naar het programma zelf en de insteek van het event. Vaak wordt er een lijst sprekers gevraagd en blijkt achteraf dat er te veel sprekers gevraagd zijn of dat de sprekers weinig of niets met het thema van het event hebben of over aan zeggen. Maak alvast een draft programma om te kijken naar de ruimte die je hebt (tijd, aantal sprekers) en ga met je collega’s kijken naar de ‘why’ van je event. Wat wil je bereiken met je event en hoe moeten bezoekers naar buiten lopen? Cruciale input bij het samenstellen van een programma en vaak ook de eerste vragen die sprekers stellen, als je ze vraagt, om hun verhaal op af te stemmen.
Er zijn tienduizenden events op jaarbasis in Nederland, dus het is belangrijk om jezelf te onderscheiden van anderen. Dat kan je proberen met een mooie locatie en een lekkere lunch, maar zoals al aangeven, blijkt uit veel onderzoek dat dit geen overtuigende factoren zijn voor mensen om langs te komen.  

• Don’t invite celebrities on your stage, create them on your stage!

Als ik terugkijk op 50 TEDx events, dan waren het altijd de sprekers waar je het minste van verwachte, die de grootste verassing bleken te zijn. Maar ook omgekeerd; de grootste namen waren leuk voor een selfie, maar droegen qua inhoud verder weinig bij aan de dag zelf. Als ik programma’s samenstel voor organisaties, dan hoor ik vaak een standaardlijstje met sprekers, die helaas half Nederland al een paar keer heeft gehoord. Dit, terwijl er zoveel bijzondere mensen zijn met een inspirerend verhaal, maar je moet ze wel goed zoeken! Google geeft, indien je niet heel specifiek op een bepaalde thema zoekt, vooral de bekende sprekers en sprekers met een groot eigen marketingbudget voor zaken als Google ads. Zelf vond ik de mooiste pareltjes door ze zelf op te zoeken binnen universiteiten, niche communities, maar ook via bepaalde media. Zelfs mijn moeder hielp mee met het aandragen van sprekers en uiteraard hadden wij op het laatst ook door ‘open calls’ te doen voor sprekers, een mooie aanloop van bijzondere verhalen. Het kost uiteraard meer tijd, maar de beloning voor het ontdekken en op het podium zetten van onbekende namen met een bijzonder verhaal, was voor ons altijd een van de mooiste momenten van een dag. Niks leukers als een reeks onverwachte toppers, die het programma naar een hoger level tilt.

• Spectacular achievement is always preceded by unspectacular preparation

Bij een verkeerde locatie staan, een veel te lange presentatie geven en een grote overlap hebben met het verhaal van een andere spreker. Het simpelweg enkel doorgeven van een tijd, datum en locatie, zorgt vaak voor vervelende fouten, gemaakt door sprekers.
De sprekers bij TEDx, gaven we altijd standaard een handleiding met alle mogelijke informatie over het event, zodat ze zich perfect konden voorbereiden. Niet alleen het adres, maar ook duidelijk de juiste ingang en ruimte, wat is er geregeld met parkeren? Zijn er die dag werkzaamheden op de weg of aan het spoor?
Maar ook de presentatie zelf; je ziet nog te vaak sprekers een zaal binnenrennen en er, al stresszweet wegvegende, achter komen, dat de aansluiting van de laptop niet klopt of de presentatie verkeerd op het beeldscherm komt. Verloren tijd of zelfs het niet kunnen geven van een presentatie als vervelend resultaat. Verplichten om een presentatie eerder te ontvangen, om zo door te testen met de techniek, voorkwam veel extra hartkloppingen bij mijn TEDx teamgenoten.

Er wordt ook vaak weinig tot geen tijd genomen, om met de sprekers uitgebreid naar de inhoud van het verhaal te kijken. Een gemiste kans, want het kan zoveel ergernis op de dag zelf wegnemen en het verhaal zelf en de aansluiting op het doel van het event, zoveel meer versterken. Het voorkomt ook dat sprekers hetzelfde verhaal gaan vertellen en geeft je als samensteller van een programma een goed overzicht of alle belangrijke thema’s wel zijn gedekt, het verhaal goed aanspreekt en er geen gekke dingen in staan. Stel van tevoren een duidelijke tijdlijn vast voor de sprekers, met de verschillende aanlevermomenten (eerste versie, final etc).

Zet in de handleiding voor je sprekers ook duidelijk het format voor het aanleveren van de presentatie en de maximale tijdsduur. Helaas zie ik nog te vaak dat sprekers duidelijk net zijn begonnen met hun verhaal, maar omwille van de tijd al moeten stoppen. Zoals ik al in mijn eerdere blog over ‘fouten die je direct uit je presentatie moet halen’ schreef; disrespectvol voor het publiek. Ga je de presentaties opnemen? Vraag dan van tevoren of het goed is, om deze online te publiceren. Dit moet, vanwege de GDPR-wetgeving, tegenwoordig ook voor het maken van foto’s. De meeste sprekers zullen met beide juist blij zijn, maar je zal maar net die ene spreker hebben, die amok gaat maken. Uit ervaring kan ik vertellen; het kan voor een bittere nasmaak zorgen, na een event.

• Size does matter

De TED talks staan onder andere bekend om de korte duur; maximaal 18 minuten, maar wij lieten sprekers liever 12 minuten of zelfs korter spreken. Zoals ik al in mijn eerdere blog ‘5 quick fixes voor je volgende presentatie ‘over; Millenials hebben inmiddels een aandachtspanne die korter is als een goudvis en veel onderzoek laat zien dat een aandachtspanne van een mens normaliter maximaal 20 minuten is. Het verdient daarom ook echt de aandacht om jezelf af te vragen of je écht 2 sprekers een uur moet laten praten, of dat je beter een paar sprekers kan vragen om kortere presentaties te geven. Naast het ‘aandachtspanne argument’, is het voor de bezoeker ook aantrekkelijker om een gevarieerder programma te hebben en is de kans dat er ook echt interessante content tussen zit, een stuk groter.

• Unexpected crossovers

Een spreker vragen om een verhaal te komen doen, is één. Helaas blijft het daar meestal bij, terwijl een spreker op verschillende andere manieren kan bijdragen aan een succesvol event. In aanloop en na afloop samen content produceren en verspreiden, of zelfs een stap verder gaan en bijvoorbeeld een webinar opzetten voor aanvullende vragen. Wellicht kan de spreker iets mee nemen voor in de pauzes of voor op het podium, wat op een leuke manier bij draagt aan de beleving van de bezoeker? Bij TEDx ging dat van een insectenbitterbal tijdens de lunch, meegenomen door onze spreker over insecten eten, tot een VR-oorlogssimulatie door een spreker vanuit Defensie. Het verdient altijd de aandacht om in gesprek te gaan met de spreker, om te kijken of deze zijn bijdrage nog meer kan versterken.

• Suprise is the greatest gift which life can grant us

Het is altijd fijn, om tussen de sprekers door, even de hersenen te laten ontspannen. Vooral als de verhalen langer zijn of bijvoorbeeld emotioneel beladen, is het voor de toehoorder fijn om ook even een korte rustpauze te hebben, alvorens de volgende spreker op het podium verschijnt. Bij TEDx kregen we door een combinatie van korte, gecondenseerde verhalen en een dagvullend programma, regelmatig de feedback dat mensen het bijna niet volhielden om hun aandacht vast te houden. Bij de wereldwijde TED-conferentie (die normaliter 4 dagen duurt), haken mensen hierdoor zelfs al een dag voor het einde. Een van de simpele oplossingen, die zorgde voor een frisser publiek? Het programma verrijken met een of meerdere leuke acts! Dans, zang, muzikanten; beginnende enthousiastelingen van het Conservatorium of professionals met een lange staat van dienst; het waren altijd leuke verassingen voor de bezoekers en gaven het geheel veel cachet. Uiteraard niet de eerste de beste clown die we konden vinden; een mooie aansluiting op het thema of de spreker die daarvoor of na sprak, zorgde voor de ultieme rode lijn, waar wij als organisatoren altijd de mooiste feedback op kregen. 

• Diversity is the key

Kijk naar de gemiddelde ‘line-up’ van een event en je ziet wel heel veel blanke mannen. Helaas bevestigen veel onderzoeken bijvoorbeeld Harvard Business Review, Forbes en Fastcompany dit beeld en noemen schrikbarende cijfers van bijvoorbeeld minder dan 10% vrouwelijke sprekers op wereldwijd bekende events. Er zijn verschillende mooie initiatieven om dit aan te pakken, zoals aparte sprekersbureaus voor vrouwen en charters zoals ‘The Diversity Charter’ en RampUp. Het verdient als organisator niet alleen de aandacht om te kijken naar een juiste verhouding van man/vrouw en kleur op het podium, maar ook het type sprekers. TEDx-collega Lucien Engelen lanceerde bijvoorbeeld de ‘Patients Included Charter’, om op medische events en congressen ook altijd patiënten op het podium te hebben staan. Een verrijking van het programma en ook zeker iets, wat door het publiek positief wordt ontvangen.   

• Prepare for the worst

Ik heb letterlijk een boek volgeschreven (Amazon #1 bestseller) met de naarste dingen die ik heb mee gemaakt, tijdens de organisatie van 50 TEDx events wereldwijd. Hoeveel budget, hoe professioneel het team en hoe goed de voorbereiding ook, er gebeurden de meest bizarre dingen op D-day, waar we van tevoren weinig aan konden doen. Ook met sprekers. Door ziekte, zegden bijvoorbeeld een dag voor een groot event, 3 van de 10 sprekers af. Ook geboren kinderen, heftige files en andere uitdagingen, zorgden ervoor dat sprekers niet op tijd of zelfs helemaal niet kwamen spreken.
Je werkt met mensen, dus helaas is dit ook nooit te voorkomen. Je kan je wel goed voorbereiden, door back-up plannen te hebben. Wij zorgden bijvoorbeeld er altijd voor, dat we een TED-talk hadden klaar staan om een gat op te vullen, als een spreker uit viel. Daarnaast hielp het geven van veel input aan de dagvoorzitter goed, om lege gaten ‘vol te lullen’. Sommige evenementen hadden we zelfs een back-up spreker beschikbaar.

Heel veel inspiratie toegewenst, bij het organiseren van jouw volgende event!

Waar veel bedrijven deze week vooral aan het afronden zijn, ben ik voor 2018 alweer heel druk bezig met het opzetten van een groot aantal evenementen. Naast verschillende TEDx events, mag ik mij ook bezighouden met het programmeren van een paar grote congressen in binnen- en buitenland, de ontwikkeling van een aantal eigen event concepten en het opzetten van verschillende sprekerstrainingen. Op event gebied hebben er het afgelopen jaar bijzonder veel interessante ontwikkelingen plaatsgevonden. Tijd om vooruit te kijken naar de belangrijkste trends en ontwikkelingen voor 2018!

Influencers & de social media strijd

Steeds meer sectoren zijn zich in het afgelopen jaar gaan richten op ‘influencer marketing’, wat in 2018 naar verwachting echt helemaal zal doorbreken. Alle tests die ik het afgelopen jaar heb uitgevoerd met betrekking tot destination marketing & management, politiek en events, gaven resultaten die ver boven verwachting lagen. Hoewel steeds meer influencers om een financiële vergoeding vragen, is de verhouding investering/bereik veelal nog altijd de meest lucratieve. Vaak denken partijen dat men direct de influencers met de meeste volgers moeten vragen, zoals Enzo Knol. Mijn advies: kijk ook eens naar micro-influencers (1k-10k volgers), die makkelijker in te schakelen zijn en bij bepaalde evenementen vaak al blij zijn met een paar toegangskaarten. Zorg er daarnaast ook voor dat bezoekers zelf maximaal worden gestimuleerd om te ‘braggen’ op hun kanalen over het feit dat ze naar jouw evenement gaan. Dit levert bij TEDx altijd een waanzinnig bereik op.

Er zijn daarnaast geweldige tools beschikbaar om ‘pay with a share’ te faciliteren: wanneer de bezoeker op zijn sociale kanalen deelt dat hij naar het event gaat, krijgt hij een cadeau in de vorm van bijvoorbeeld een ebook of boek. Ook de ‘meld 3 vrienden aan en jij mag gratis’ regeling wordt steeds vaker door organisaties van events toegepast.

Op het gebied van social media zijn er ook een aantal interessante ontwikkelingen. Bij Facebook kun je bijvoorbeeld ‘dripmarketing’ instellen: drie berichten die na elkaar worden getoond aan de gebruiker, zodat je bijvoorbeeld een 1) Intro event 2) Why event? 3) Koop nu! volgorde kunt instellen. Facebook Event Response Adverts zijn speciaal gemaakt om voor events specifiek te targeten op locatie van de gebruiker, leeftijd, geslacht en interesses. Onderzoek wijst uit dat qua content, het beste kan worden ingezet op  ‘deelbare content’: GIFjes, emoticons en video’s en als het kan met een humoristische inslag.

Snapchat en Instagram zetten ook in 2018 hun strijd voort en bouwen hun dienstenaanbod in rap tempo uit. Op event vlak kon je bij Instagram al mooi gebruik maken van de locatie en hashtags en in het komende jaar moet ook de ‘Go live with a friend’ functie in de gaten gaan houden. Binnen Snapchat waren de ‘custom stories’ al erg interessant voor zowel groepen mensen die de events bezoeken als de organisator zelf en in 2018 zal de ‘multisnap’ verder ontwikkelen.

Wil je ook offline mensen triggeren? Denk dan eens aan kleine popup events in aanloop naar het event zelf. Bij TEDxEindhoven hebben we bijvoorbeeld een rode stip twee dagen door de stad gesleept, waar elk kwartier een ‘TED talk’ op een andere plek werd gegeven.

Facial checkins, chatbots & smart mats

De technologische ontwikkelingen zijn soms niet meer bij te houden en de gave startups en nieuwe mogelijkheden zijn in overvloed. Een paar interessante eventtrends op een rij:

• Op Schiphol gaat men komend jaar al experimenteren met een ‘facial recognition’ paspoortcheck (als je gezicht afwijkend gedrag vertoont wordt je eruit gehaald) en ook op event gebied zie je, gestimuleerd door de nieuwe mogelijkheden met de iPhone X, dat events dit ook proberen toe te passen, met bijvoorbeeld een applicatie als Chuchix.
• Beacons hebben helaas de verwachting niet helemaal waar gemaakt, wat betreft data verzameling rondom de bewegingen die een bezoeker maakt op events. Daarvoor in de plaats zijn de ‘smart mats’ geïntroduceerd, die dit wel op een zeer nauwkeurige manier kunnen doen en geweldige analyses kunnen produceren.
• Steeds meer events hebben sprekers die niet in de moedertaal van het publiek praten. Apps als Interprefy kunnen inmiddels al zorgen voor een directe vertaling.
• De robotisering zie je ook in de event branche al terug; tijdens de events zie je steeds meer chatbots die vragen van bezoekers beantwoorden. Op de Global TED Conferente gebruik ik dit nu al 3 jaar met heel veel plezier. Geen wachttijden meer en 24/7 beschikbaar!
• Data verzameling wordt steeds interessanter en lucratiever. Festivals als Tomorrowland verdienen al bijna evenveel geld aan het verkopen van de data / rapporten als aan de drank.
• Ook Virtual reality is bijna niet meer weg te denken bij de meeste events. Facebook gaat in het komende jaar een gaaf project uitrollen, specifiek voor evenementen, om de ‘social / remote attendance’ te stimuleren. Daarnaast zie je steeds meer evenementen die ‘virtual speakers’ op het podium plaatsen, of zelfs ‘virtual meeting places’ inrichten voor bezoekers met apps als Oculus Venues.

Experience & Engagement

Helaas zie je veel evenementen en congressen zich nog vooral focussen op de content, zoals sprekers en performances. Dit, terwijl bijzonder veel onderzoeken aangeven dat de algemene beleving even zo belangrijk is. Afgelopen jaar was ik op een event met een paar bijzonder goede sprekers, maar die werden overschaduwd door de matige hoeveelheid eten, waardoor iedereen meer bezig was met het vinden van de koffiekoekjes (als lunch) dan te luisteren naar de sprekers zelf. Goed inzetten op de ‘5 senses’ zorgt niet alleen voor een sterk verbeterde klantreis tijdens een event, maar onderzoek wijst ook uit dat 89% van de bezoekers ook meer en positief over het event communiceert als aan deze senses voldaan is. Hieronder een aantal trends die helpen bij een verbeterde klantreis:

• In 2018 zal het faciliteren van ‘ontstressen’ nog belangrijker worden. De sterk toegenomen interesse in meditatie en mindfullness kan mooi worden gefaciliteerd met aparte ruimtes hiervoor.
• Met TEDx hebben we weleens een stoorzender in de zaal geplaatst om ervoor te zorgen dat de telefoonverbindingen niet werkten. In 2018 zijn ‘WIFI dead zones’ een welkome aanvulling. 
• Onderzoek van Yale heeft uitgewezen dat hoe zachter men zit, hoe meer betrokken en opener mensen zijn voor content! Lounges met zitzakken of gewoon zitzakken vooraan bij het podium zijn daarom zeer aan te bevelen. Bij TEDx doen we dit ook al jaren met groot succes.
• Verder zie je op events steeds meer de vraag naar ‘CSR’, oftewel iets doen voor een ander en de omgeving waar het event wordt gehouden. Bij TEDxAmsterdam hebben wij dit bijvoorbeeld twee keer mooi gedaan door een inzameling te houden voor Join the Pipe.
• Ook het ‘premium model’ op events wordt steeds vaker succesvol ingezet. Voor een separate entree, aparte catering en toiletten, ‘meet & greets’ en andere functionaliteiten betalen bezoekers graag een premium prijs, wat weer financieel interessant kan zijn voor de organisator.
• Bezoekers willen steeds actiever een event beleven. Zorg daarom voor zaken als ‘conversatie hubs’, waar echt de interactie tussen bezoekers en bijvoorbeeld sprekers wordt gefaciliteerd. Organiseer spelletjes, zoals zoektochten tijdens het event en zorg voor interactieve ‘content walls’.
• Naast de standaard catering, zijn proeverijen waanzinnig populair onder bezoekers en dan vooral die van chocolade! Een win-win situatie, aangezien veel partijen graag een gratis proeverij opzetten op evenementen, die door de bezoeker weer als een welkome aanvulling op de experience wordt gezien.
• Wat eten & drinken betreft: gezond eten wordt echt overal aangemerkt als een van de meest belangrijke trends voor het komende jaar. Daarnaast wordt eten steeds vaker als decoratie gebruikt, als middel om de interactie tussen bezoekers te bevorderen en het naar de stands van partners te trekken. Om de zorgen over het weggooien van overgebleven eten weg te halen, kan een duidelijke link met de voedselbank goed werken of simpelweg een stal met varkens J.
• Tasjes met pennen weggeven is al jaren een no-no, maar daarvoor in de plaats zie je steeds vaker de digitale ‘swag bag’. Er zijn briljante apps beschikbaar, die bezoekers een digitale goody-bag kunnen meegeven vol digitale cadeaus, zoals vouchers. Bij de grote TED events merk je dat 75% van de cadeaus al digitale vouchers zijn geworden. Niet alleen makkelijker en beter voor het milieu, maar ook een stuk beter voor het analyseren van data.

Veiligheid te allen tijd

Een week na de Bataclan, organiseerden wij een groot TEDx event. De vraag was uiteraard direct: moeten wij het event ook hermetisch afgrendelen met detectiepoortjes en extra bewaking, of komen kwaadwilligen altijd wel binnen? Hoewel de experience teams hier absoluut geen fan van zijn, verdient het anno 2018 wel steeds meer de aandacht om goed naar de veiligheid van bezoekers te kijken. Gelukkig hebben wij in Nederland geen last van extreme weeromstandigheden of de ‘travel ban’, maar toch is ook in Nederland een dreiging van terreur. De afgelopen jaren moesten wij sommige sprekers zelfs al voorleggen aan de AIVD.
De hele #meetoo discussie heeft daarnaast nieuwe schandalen bloot gelegd. Zelfs op de Global TED Conference was hier sprake van en is er uitgebreid gekeken naar manieren om dit te voorkomen. Veel evenementen laten hun bezoekers bij het registreren, akkoord gaan met een ‘code of conduct’, waar uitgebreid aandacht wordt besteed aan zaken als ‘harrassment’. Daarnaast hebben steeds meer evenementen een noodknop binnen de eventapp, om verdachte situaties direct te melden.  Ook het minimaliseren van de alcohol uitgifte heeft volgens onderzoek al zichtbaar tot minder gedoe op events geleid. 

Vergeet tot slot ook niet de organisatie rondom het event. Voor verschillende events heb ik een ‘legal scan’ laten uitvoeren om te kijken hoe bijvoorbeeld de relaties met toeleveranciers in elkaar moeten worden gezet, wat je kan en moet doen bij het annuleren van het event en bij calamiteiten. Op online vlak zal vanaf mei 2018 ook veel gebeuren bij de introductie van de GDPR regelgeving, die grote impact zal hebben op de verzameling van data. Voor events vooral belangrijk bij het maken van emaillijsten en big data analyses. Hierover in een volgende blog meer.

Effectieve partnerships

Meer dan de helft van de evenementen heeft grote moeite met het vinden van sponsoren. Ook bij evenementen zoals TED is dit merkbaar. Waar je vroeger nog kon kiezen uit verschillende sponsoren die zich aanboden, kost het anno 2017 veel moeite om organisaties te overtuigen waarom zij jouw event moeten sponsoren. Waar dit vroeger als een stukje ‘branding’ kon worden verkocht, wordt steeds vaker gekeken naar de ROI en concrete cijfers over bijvoorbeeld het bezoek van de stands. 

Voor komend jaar zal nóg meer moeten worden ingezet op de creativiteit van de partnership op het event. Dat wil zeggen meer werken aan ‘pamper zones’, waar bezoekers makkelijk door heen kunnen lopen en producten / applicaties van partners kunnen testen. Voor de ‘millenial bezoeker’ is het belangrijk dat de lounges ‘puberty proof’ zijn. Oftwel zo makkelijk mogelijk te beleven, dus niet eerst zaken hoeven te downloaden.

Het is de frustratie van veel organisatoren. Heb je het hele jaar keihard gewerkt om een bijzonder programma op te zetten, kijk je de zaal in en zit iedereen op zijn telefoon te staren. Is het programma toch niet interessant genoeg, of gooit iedereen juist lovende woorden over de sprekers online? Hoe dan ook, het wordt een steeds grotere opgave om je publiek te blijven betrekken, want je gaat de strijd aan met alle email notificaties, Facebook likes en vergeet Wordfeud niet. Gelukkig zijn er heel veel mogelijkheden om de aandacht te krijgen én te houden. In deze blog, mijn top vijf oplossingen die wij succesvol hebben toegepast op verschillende TEDx events.

1. Stimuleer daten!

Als organisator probeer je een zo bijzonder mogelijk programma neer te zetten, terwijl veel bezoekers met name ook komen om te netwerken. Ze willen nieuwe mensen leren kennen uit ‘de industrie’ of zoeken naar onverwachte kruisbestuivingen. De meeste mensen zijn vaak een beetje huiverig om zomaar op een wildvreemde af te stappen, maar gelukkig zijn er tegenwoordig veel mooie oplossingen die jou helpen een ‘event Tinder’ op te zetten. Een simpel overzicht met alle deelnemers volstaat niet meer, maar er zijn goede apps die bezoekers keywords rondom vraag & aanbod laten invullen en op die manier zorgen voor een automatische matchmaking. Ik heb met veel plezier gebruik gemaakt van bijvoorbeeld Conversation Starter, welke door collegas van TEDx werd ontwikkeld.

• Techniek

Er zijn verschrikkelijk veel gave, technische oplossingen om bezoekers meer te betrekken bij een event. Een combinatie van Bluetooth & iBeacons of NFC/RIFD chips zie je steeds vaker, zo ook op de grote Global TED events. Door het toevoegen van een kleine chip (Beacon) aan de badge, kunnen allerlei persoonlijke push notificaties worden doorgegeven over bijvoorbeeld het programma en de huidige locatie. Het verrijken van een event met een virtual of augmented reality zorgt niet alleen voor het toevoegen van additionele lagen aan content, het vergaart ook op verschillende manieren interessante data. Data die later kan worden ingezet om te kijken of het event in de ogen van de bezoeker ook echt een succes was en wat er voor komende editie allemaal kan worden verbeterd. Een NPS survey wordt hiervoor ook wereldwijd succesvol toegepast op alle TEDx events.

• Speel een spelletje

Niks leuker dan het spelen van een spelletje met je bezoeker! Een zogenoemde scavengerhunt wordt hiervoor vaak ingezet; bezoekers maken foto’s van bepaalde punten en taggen deze foto met de event hashtag. De uitwerking van dit spel op verschillende events die dit hebben opgezet en hier prijzen voor weggaven, was waanzinnig op verschillende vlakken. Niet alleen werd de betrokkenheid van de bezoeker stukken hoger en was de algemene teneur beter, maar ook (en met name) steeg de exposure in een aantal gevallen met wel 300%

• Stimuleer communiceren

Voor veel evenementen stopt het communiceren vlak voor het event en begint het weer na het event met een ‘leuk dat je er was’. Eeuwig zonde, aangezien verschillende communicatiemethoden op evenementen tot een bewezen sterkere betrokkenheid van de bezoekers hebben geleid. Ik heb de meest hilarische ‘selfie boots’ voorbij zien komen, waar mensen graag mee op de foto gaan om de ‘FOMO’ te voorkomen, gekoppeld aan een InstagramPrinter die de foto direct uitprint als herinnering. Ook het opzetten van een ‘social wall’, een digitaal scherm met live alle posts op de sociale media en updates over het programma, wordt altijd goed gewaardeerd. Mijn tip: nodig social media influencers uit om de discussie nog meer te stimuleren en bepaalde onderdelen en/of sprekers nog meer onder de aandacht te brengen. Zorg wel voor een goede ‘webcare’ tijdens het event. Steeds meer bezoekers geven feedback, die direct via de sociale kanalen opgepakt zou moeten worden.

• Intiem = subliem!

Een tijdje geleden was ik op een event totaal verdwaald in een massaal hallen complex. De ergernis nam met de minuut toe en dat zorgde ervoor dat ik mijn aandacht voor het event helemaal kwijtraakte. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat bezoekers zich veel beter betrokken voelen bij een event, als ze de mogelijkheid hebben om feedback te delen met andere deelnemers. Iets wat met het toenemen van de grootte van de ruimte steeds sterker afneemt. Kortom: hoe intiemer, hoe beter! En dat is makkelijker te realiseren dan je misschien denkt. Zo kunnen grotere ruimtes met tussenwanden worden opgeknipt in gedeelten voor bijvoorbeeld catering of loungeplek. Indien daar geen ruimte voor beschikbaar is, is het laten rondlopen van sprekers in het publiek een grote aanrader.

Elk event waar ik heen ga, zie ik wel een spreker op het podium waarvan ik denk ‘jammer, dat had niet gehoeven’. Kleine foutjes, maar ook echt tenenkrommende opmerkingen die soms een heel verhaal in een negatief daglicht doen brengen. Uiteraard zal niet iedereen de nieuwe Martin Luther King worden, maar met een paar kleine tweaks aan een presentatie, kan deze al heel veel beter uit de verf komen. Het afgelopen jaar mocht ik verschillende programma’s samenstellen en sprekers trainen, waaruit steeds dezelfde punten naar voren kwamen bij de evaluaties. Mijn top 5:

Stop met de negativiteit

Veel sprekers grijpen het spreken op een podium aan als kans om ongezouten hun mening over irrelevante zaken voor het publiek te uiten. Een scherpe opmerking met een relevante boodschap kan, maar een hele tirade houden is iets waar veel toehoorders op afknappen.

Roddels en klachten zijn de grootste dooddoeners hierin, maar ook het verdraaien van de werkelijkheid en een dogmatische en/of beoordelende instelling zouden niet mogen voorkomen in een presentatie. Als je de hashtag feeds volgt op events, zie je ook vaak aan de reacties dat mensen dit verre van waarderen en zelfs realtime veel aan fact checking doen, om negatieve sprekers onderuit te kunnen halen.

Vermijd excuses

Het is heel makkelijk om vanaf het podium, anderen de schuld te geven voor jouw eigen tekortkomingen, maar of het iets toe voegt aan het succes van jouw verhaal? Vaak druipt de onzekerheid van de spreker ervan af en komt het gewoon neer op een slechte voorbereiding. “Ik sla dit maar even over, want ik heb maar 10 minuten gekregen” is een vaak gehoorde reden om maar snel wat slides over te slaan en de schuld neer te leggen bij de organisatie. Tip 1, 2 en 3 die we altijd onze TEDx sprekers mee geven is heel simpel; oefen, oefen en oefen! Dan kan je mooi je presentatie timen en kijken of je er wellicht nog een slide tussen uit moet halen of juist nog tijd over hebt om zaken toe te voegen.

Ook het starten van een presentatie met een mededeling dat je ziek bent of ‘vorige week pas gevraagd bent’, zorgen er alleen maar voor dat je de toehoorder al een negatieve verwachting mee geeft voordat je begint.

Slides met tekst

Slides zijn net als billboards langs de weg; mensen kijken er maar even naar en gaan vervolgens verder met het belangrijkst waar ze mee bezig waren; autorijden. Dat is ook met presentaties; mensen moeten de slide in maximaal 3 seconden begrijpen, om niet af te worden geleid van jouw verhaal.  Het is wetenschappelijk bewezen, dat een mens cognitief onmogelijk tegelijkertijd naar jouw verhaal kan kijken en tekst van de slides tot zich kan nemen. Een luisteraar zal steeds switchen tussen lezen en luisteren, wat ook erg vermoeiend is voor de hersenen. De oplossing? Beelden! Dat zorgt volgens onderzoek ervoor dat na drie dagen niet nog 10% van een verhaal is bijgebleven bij de luisteraar, maar zelfs 65%! Medewerkers van Google wordt bijvoorbeeld ook al sterk afgeleerd om überhaupt nog tekst op slides te gebruiken, aangezien volgens CEO Pichai ‘verhalen het beste worden verteld met beelden, niet met bullet points’

Snelheid

John F. Kennedy stond erom bekend dat hij ontzettend snel praatte; tijdens een van zijn toespraken zelfs 330 woorden per minuut, wat 3 keer sneller is dan een normale conversatie. Sommige sprekers vertellen mij als ik hen coach, dat ze dit juist doen om het publiek scherp te houden en enthousiast over te komen. Helaas komt snel spreken op de meeste luisteraars volgens vele onderzoeken juist over als nerveus en onervaren. Geef het publiek de mogelijkheid om het verhaal goed te verstaan en te verwerken. Zelf adviseren we onze TEDx sprekers om maximaal 80-100 woorden per minuut te spreken, korte zinnen te gebruiken en pauzes in te lassen. Dit geeft het publiek niet alleen de mogelijkheid om alle opgedane kennis te verwerken, maar voor jezelf ook de mogelijkheid om op adem te komen en even te reflecteren of de presentatie nog goed gaat qua snelheid en of je niks vergeet. Daarnaast is het perfect om belangrijke punten te benadrukken en het publiek hongerig te maken voor hetgeen je na de pauze gaat zeggen. Om de snelheid te oefenen, kan ik zeker metronome apps aanbevelen op de telefoon! Daarnaast heeft IBM een mooie online tool ontwikkeld, om het aantal woorden wat je per minuut gebruikt, te analyseren.

Vergeet niet als je ergens mag spreken; “Speech is power, speech is to persuade, to convert, to compel’